Privacyverklaring voor sollicitanten
In deze privacyverklaring vind je informatie over hoe Picnic (“Picnic” / “wij” / “onze” / “ons”) persoonsgegevens verzamelt en gebruikt als je solliciteert op een baan bij Picnic.
Over jouw privacy bij Picnic
Wij, Picnic, zijn verantwoordelijk voor de gegevens die je verstrekt als je solliciteert en de gegevens die we verzamelen tijdens het sollicitatieproces.
Die gegevens helpen om het sollicitatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Tegelijkertijd begrijpen we dat je niet wilt dat jouw persoonsgegevens voor Jan en alleman beschikbaar zijn. Je kunt er daarom op vertrouwen dat we zorgvuldig met je gegevens omgaan en dat we ons houden aan alle wetten en voorschriften rondom het gebruik van jouw gegevens.
Omdat we het belangrijk vinden dat je begrijpt welke gegevens we verzamelen en wat we ermee doen, hebben we deze Privacyverklaring voor sollicitanten opgesteld. Hierin vind je welke persoonsgegevens we van jou als Picnic-sollicitant verzamelen, hoe we die persoonsgegevens gebruiken, met wie deze gegevens worden gedeeld en wat jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens zijn.
Deze Privacyverklaring is van toepassing als je solliciteert op een baan, stage of leer-werkplek bij Picnic. Wil je meer lezen over hoe Picnic omgaat met persoonsgegevens van medewerkers of opdrachtnemers? Lees dan onze privacyverklaring voor werknemers, beschikbaar op de interne websites en wiki’s van Picnic.
Afhankelijk van het land waar je solliciteert voor een baan bij Picnic en welke functie, is dat Picnic B.V., Picnic Services B.V., Picnic Hubs B.V., Picnic Fulfilment B.V., Picnic Technologies B.V., Picnic International B.V., Picnic GmbH of Picnic SAS.
Het Picnic-bedrijf dat verantwoordelijk is voor de gegevens rondom jouw sollicitatie, kan deze gegevens ook delen met andere Picnic-bedrijven voor de doeleinden beschreven in deze privacyverklaring.
Als we het in deze privacyverklaring hebben over gegevens of persoonsgegevens, bedoelen we alle gegevens die direct of indirect aan jou als individu kunnen worden gekoppeld. Als je solliciteert op een baan, stage of leerwerkplek bij Picnic, verzamelen en gebruiken we verschillende categorieën aan gegevens.
We verzamelen persoonsgegevens over jou uit de volgende bronnen:
- Jij, de sollicitant
- Recruitmentbureaus waarmee we samenwerken
- Online netwerkprofielen, zoals LinkedIn
- Referenties die jou hebben aanbevolen voor de rol
- Sociale plugins
- Naam
- Geslacht
- Contactinformatie (adres, telefoonnummer, e-mailadres)
- Andere informatie die je deelt
- Je baanvoorkeuren
- Sollicitatiebrieven
- Je gewenste salaris en andere voorwaarden met betrekking tot beloning en arbeidsvoorwaarden
- Je cv
- Informatie over je eerdere werkervaring, opleiding en andere relevante ervaringen
- Referenties en aanbevelingen
- Informatie over je sollicitatieproces en de voortgang ervan
- De interviewers met wie je gesprekken hebt gehad
- Beoordelingen en evaluaties
- De indrukken en beoordelingen van de interviewers over jou
- Naam
- Geslacht
- Contactinformatie (adres, telefoonnummer, e-mailadres)
- Andere informatie die je deelt
- Je baanvoorkeuren
- Sollicitatiebrieven
- Je gewenste salaris en andere voorwaarden met betrekking tot beloning en arbeidsvoorwaarden
- Je cv
- Informatie over je eerdere werkervaring, opleiding en andere relevante ervaringen
- Referenties en aanbevelingen
- Jouw gebruik van de app en onze websites
- Gegevens uit sociale plugins
Om jouw persoonsgegevens te gebruiken, heeft Picnic altijd een reden nodig (een zogenaamde wettelijke grondslag). We gebruiken jouw gegevens alleen op basis van de volgende gronden:
Uitvoering van een overeenkomst of een (pre)contractuele relatie: sommige gegevens hebben we nodig om onze contractuele verplichtingen als werkgever na te komen, bijvoorbeeld om het recruitmentproces te beheren of om een arbeidsovereenkomst met jou op te kunnen stellen en af te sluiten.
Wettelijke verplichting: soms zijn we wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verzamelen en te bewaren. Bijvoorbeeld om te voldoen aan belastingsverplichtingen, of als we fraude vermoeden.
Toestemming: Picnic kan om toestemming vragen om je berichten of e-mails te sturen over (andere) relevante vacatures of voor het gebruik van trackingcookies voor wervingsdoeleinden. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken.
Gerechtvaardigd belang: in bepaalde situaties heeft Picnic of een andere partij een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld, om ons recruitmentproces of onze marketingactiviteiten te verbeteren. Laat het gerust weten als je meer informatie wilt hebben over een specifieke toepassing van dit gerechtvaardigd belang.
Picnic gebruikt jouw gegevens voor de volgende doeleinden
- Om te beoordelen of je geschikt bent voor een (bij)baan bij Picnic
We gebruiken jouw persoonsgegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor een (bij)baan bij Picnic. Op basis van de informatie die je met ons deelt, beoordelen we of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, en in sommige gevallen voor andere functies bij Picnic. Ook beheren we jouw sollicitatie en bereiden we een eventuele aanstelling voor. Als uit het sollicitatieproces blijkt dat je match bent met Picnic, dan stellen we een aanbod op.
Hiervoor gebruiken we de volgende soorten persoonsgegevens:
- Naam en contactgegevens
- Sollicitatiegegevens
- Gegevens van het sollicitatiegesprek
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze gegevens is:
- Gerechtvaardigd belang
- Uitvoering van een overeenkomst
- Om met je in contact te blijven
We blijven graag met je in contact tijdens en na het sollicitatieproces. Bijvoorbeeld over het sollicitatieproces zelf, maar ook over andere kansen binnen Picnic of relevante projecten waar we aan werken.
Hiervoor gebruiken we de volgende soorten persoonsgegevens:
- Naam en contactgegevens
- Sollicitatiegegevens
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze gegevens is:
- Gerechtvaardigd belang
- Uitvoering van een overeenkomst
- Om jou en andere kandidaten advertenties te tonen
We willen jou en potentiële andere kandidaten graag online advertenties laten zien. Zo kunnen we meer mensen vinden die mogelijk bij Picnic willen werken. Voor dit doel gebruiken we jouw persoonsgegevens. We verzamelen deze gegevens onder andere door cookies te plaatsen. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies, zie onze cookieverklaring. Als je ons toestemming geeft, of als we een gerechtvaardigd belang hebben, delen we de onderstaande informatie met advertentienetwerken zoals Google, Tiktok en Meta/Facebook.
- Een gehashte versie van jouw e-mailadres
- Gebruiksgegevens
- Informatie over de app, browser en apparaat, zoals apparaat-ID’s, en informatie over wanneer je de app opent
- Advertentiegegevens
Deze advertentienetwerken helpen ons om gerichter en efficiënter te adverteren.
We delen deze informatie om jou en anderen relevante advertenties op andere websites te laten zien. Bovendien kunnen advertentienetwerken deze informatie gebruiken om andere potentiële Picnic-kandidaten te vinden en hen ook advertenties te tonen als ze toestemming hebben gegeven. We gebruiken deze informatie ook om te meten hoe effectief onze advertentiecampagnes zijn en om te zien welke advertenties je mogelijk eerder van ons hebt gezien. Verder kunnen deze derde partijen jouw gegevens gebruiken om jou gerichte advertenties te tonen op basis van de gegevens die ze hebben verzameld. We hebben een gerechtvaardigd belang om de effectiviteit van onze campagnes op geaggregeerd niveau te meten en te optimaliseren.
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze gegevens is:
- Toestemming, als dat wettelijk is vereist
- Gerechtvaardigd belang
- Om onze sollicitatieprocessen te onderhouden en verbeteren, voor interne planning en managementrapportage en om te voldoen aan wet- en regelgeving
We vinden het belangrijk om onze sollicitatiesprocessen goed te onderhouden en constant te verbeteren. Daarom bereiden we managementrapportages voor en analyseren we sollicatiedata, zoals de duur van het proces. Verder gebruiken we persoonsgegevens om het sollicitatieproces intern beter te plannen. Ook maken en delen we rapporten die nodig zijn om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.
Hiervoor gebruiken we de volgende soorten persoonsgegevens:
- Naam en contactgegevens
- Sollicitatiegegevens
- Gegevens van het sollicitatiegesprek
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze gegevens is:
- Gerechtvaardigd belang
- Wettelijke verplichtingen
We zorgen dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor mensen die deze gegevens echt nodig hebben om hun taken en verplichtingen uit te voeren, of voor derde partijen waarmee we samenwerken om de hierboven genoemde redenen.
Jouw persoonsgegevens mogen alleen worden gedeeld met andere medewerkers, andere Picnic-bedrijven, aannemers, adviseurs en dienstverleners die de gegevens nodig hebben om Picnic te helpen bij het opzetten, beheren of beëindigen van jouw relatie met Picnic.We delen jouw informatie bijvoorbeeld met onze wervingsbureaus of dienstverleners die namens ons beoordelingen uitvoeren. In sommige gevallen kunnen deze partijen ook bepaalde IT- en gegevensverwerkingsdiensten aan ons verlenen. Als we persoonsgegevens delen met deze partijen, eisen we doorgaans dat ze gegevens alleen gebruiken overeenkomstig deze privacyverklaring. We zorgen er ook voor dat deze partijen de vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens respecteren en passende maatregelen hebben getroffen om gegevens te beschermen.
Jouw informatie wordt nooit verkocht aan derden.
We bewaren jouw gegevens alleen zolang ze nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld. De exacte bewaarperiode varieert dus, en hangt af van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Als algemene regel bewaren we jouw gegevens één jaar. Zo kunnen wij tussen de vele sollicitaties die binnenkomen makkelijk terugkerende sollicitaties herkennen en gegevens gebruiken die we al hadden. We bewaren je gegevens dus op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons sollicitatieproces te beheren en te optimaliseren.
Als jouw sollicitatie niet succesvol is, kunnen we jouw gegevens bewaren voor het geval we je later relevante vacatures willen sturen (maar alleen als je ons daar toestemming voor hebt gegeven). Als we geen gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens te bewaren, dan zullen we ze verwijderen of anonimiseren. Als we je gegevens anonimiseren, zorgen we ervoor dat ze niet langer aan jou kunnen worden gekoppeld. Zo kunnen we geanonimiseerde informatie blijven gebruiken voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen zoals hierboven vermeld.
Als het nodig is om onze wettelijke rechten te beschermen, zullen we jouw gegevens langer dan één jaar bewaren, in ieder geval totdat de relevante claim(s) zijn afgehandeld.
Als je sollicitatie een succes is (hopelijk!) en je komt bij ons werken, dan zetten we de gegevens die we tijdens jouw sollicitatieproces hebben verzameld, over naar jouw personeelsdossier. Zo maken we de administratie van je dienstverband makkelijker. Die informatie valt dan niet langer onder deze privacyverklaring, maar onder privacyverklaring voor Picnic-medewerkers.
Tijdens het sollicitatieproces proberen we jouw gegevens zoveel mogelijk binnen Europa te verwerken. Soms is het echter noodzakelijk om jouw gegevens buiten Europa te verwerken, bijvoorbeeld als we een dienstverlener buiten Europa gebruiken. Als we jouw gegevens buiten Europa gebruiken, zorgen we ervoor dat dit in overeenstemming is met deze privacyverklaring en de geldende wetgeving rondom gegevensbescherming. We zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens altijd goed worden beschermd. Dit doen we bijvoorbeeld door met de dienstverleners overeenkomsten aan te gaan op basis van de geldende Europese standaard clausules voor de internationale doorgifte van persoonsgegevens (je kunt ons vragen om een kopie). Onder de standaard clausules kun je jouw rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons of de derde partij die jouw persoonsgegevens verwerkt.
Je kunt erop vertrouwen dat we de nodige organisatorische en technische maatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen. Zo maken we gebruik van verschillende beveiligingstechnieken (zoals firewalls, encryptie en virusscanners) om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens en de inhoud van jouw communicatie beschermd zijn. We gebruiken fysieke (toegangs)beveiligingsmaatregelen voor onze kantoren en belangrijke apparatuur (zoals servers). Bovendien houden we onze systemen en software zo up-to-date mogelijk en zorgen we ervoor dat jouw gegevens alleen toegankelijk zijn voor mensen die toegang nodig hebben voor hun rol. We hebben een speciaal beveiligingsteam dat verantwoordelijk is voor de bescherming en beveiliging van jouw persoonsgegevens.
We zorgen ervoor dat je controle hebt over je eigen gegevens. Tijdens jouw sollicitatieproces heb je het recht om jouw gegevens in te zien, ze bij te werken, te corrigeren, te verwijderen en het gebruik te beperken.
Als je persoonsgegevens veranderen tijdens het sollicitatieproces, kun je ons vragen bepaalde gegevens te wijzigen of te verwijderen. Je kunt ook vragen om een overzicht van de informatie die we over jou hebben. Bovendien heb je het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens. Je kunt ons ook vragen jouw gegevens naar andere organisaties over te dragen.
Als we jouw toestemming hebben gevraagd om je gegevens voor een specifiek doel te gebruiken, kun je deze toestemming altijd intrekken. In sommige gevallen verwerken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. In die gevallen kun je ons vragen om meer informatie over deze belangen.
Er zijn een paar uitzonderingen op jouw rechten. We kunnen je gegevens bijvoorbeeld niet verwijderen als de wet vereist dat we deze bewaren of als we deze nodig hebben in het kader van een contract. Ook kan toegang tot jouw informatie worden geweigerd als de wet ons verbiedt dergelijke informatie openbaar te maken.
Als je een van jouw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens hieronder. Als we samen geen oplossing kunnen vinden, heb je ook het recht om contact op te nemen met de bevoegde toezichthoudende autoriteit in het land waar je werkt.
Als je vragen hebt, dan kun je het beste een berichtje sturen naar de persoon met wie je contact hebt over je sollicitatie. Je kunt ook een mailtje sturen naar privacy@picnic.nl.
Heb je vragen, opmerkingen, verzoeken of klachten over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens? Dan kun terecht bij onze Data Protection Officer via dpo@picnic.nl.
Ja, deze privacyverklaring kan af en toe worden gewijzigd. De laatste versie kun je altijd vinden op deze pagina.
Laatste update: oktober 2023